ORIENTACIONES SOBRE EL
CONSEJO DE ADMINISTRACION
EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
PRINCIPIOS Y ORIENTACIONES
ARTICULO INTRODUCCION AL TALLER
PUBLICADO FECHA: JUNIO DE 2018.
Editorial sobre Propiedad Horizontal en Colombia
Redactado por: Edgar Fernando Martínez Zambrano
Bogotá D.C., Junio de 2018.
Fuentes Consultadas: Ley 675 de 2001, Guía Legis sobre Propiedad Horizontal Edición año 2005, Guía Legis sobre entidades Sin Ánimo de Lucro Edición año 2001, Ley 222 de 1995 – Código de Comercio, Código Civil- Responsabilidad Civil y Penal de los administradores en la Propiedad Horizontal, Fundación Colombiana de Derecho, Dr. Jorge León Forero, Seminario sobre la responsabilidad del Consejo de Administración, Aserprho SAS – Dr. Ramón Fontalvo R.
El artículo que hoy público, tiene como objetivo de hacer una recopilación de conceptos y de principios Normativos establecidos tanto por el Régimen de Propiedad Horizontal acerca del Consejo de Administración como órgano de dirección de la persona jurídica.
Veamos que dice la Ley 675 de 2001, sobre el Consejo de Administración en la propiedad horizontal
Veamos que dice la Ley 675 de 2001, sobre el Consejo de Administración en la propiedad horizontal
LEY 675 DE 2001 REGIMEN DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL.
CAPITULO XII Del Consejo de Administración
ARTÍCULO 53. Obligatoriedad. Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.
Para edificios o conjuntos de uso residencial, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.
ARTÍCULO 54. Quórum y mayorías. El consejo de administración deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad.
ARTÍCULO 55. Funciones. Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.
Como se puede observar en el contenido de la Ley 675 de 2001, el consejo de administración es un órgano consultivo y consejero de la administración, el cual se constituye conforme la disposición normativa de acuerdo a las características y tipo de copropiedad.
CAPITULO XII Del Consejo de Administración
ARTÍCULO 53. Obligatoriedad. Los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, tendrán un consejo de administración, integrado por un número impar de tres (3) o más propietarios de las unidades privadas respectivas, o sus delegados. En aquellos que tengan un número igual o inferior a treinta (30) bienes privados, excluyendo parqueaderos y depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.
Para edificios o conjuntos de uso residencial, integrados por más de treinta (30) bienes privados excluyendo parqueaderos o depósitos, será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal.
ARTÍCULO 54. Quórum y mayorías. El consejo de administración deliberará y decidirá válidamente con la presencia y votos de la mayoría de sus miembros, salvo que el reglamento de propiedad horizontal estipule un quórum superior, con independencia de los coeficientes de copropiedad.
ARTÍCULO 55. Funciones. Al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal.
Como se puede observar en el contenido de la Ley 675 de 2001, el consejo de administración es un órgano consultivo y consejero de la administración, el cual se constituye conforme la disposición normativa de acuerdo a las características y tipo de copropiedad.
SINOPSIS SOBRE LAS FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
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Muchas veces ocurre que la mayoría de los
miembros de un Consejo de Administración de un edificio o conjunto desconocen
sus alcances y las limitaciones de sus funciones, pues ignoran la Ley 675 de
agosto 3 de 2001, que reglamenta la propiedad horizontal en Colombia.
Una de las condiciones que se deben exigir a los que se postulan a esos cargos es que se lean la Ley para que puedan aplicarla, y ser propietario (titular de dominio). La función específica del Consejo de Administración es la de vigilar que se cumpla el reglamento de copropiedad procurando que se practiquen las decisiones tomadas en las asambleas generales, llámense ordinarias o extraordinarias que es la máxima autoridad.
Otra función es informar al administrador sobre
las irregularidades que se presenten en el condominio, examinar los libros de
contabilidad donde se registren los ingresos y egresos mensuales y velar por
el estricto cumplimiento de lo presupuestado al año en sus numerales
debidamente aprobados en las asambleas.
Los Consejos de Administración no podrán manejar finanzas ni ejecutar trabajos por cuenta propia, ni contratar sin previo permiso de la máxima autoridad que es la asamblea de propietarios, ni obligar al administrador a tomar decisiones que contraríen lo establecido en el marco de la Ley. En caso de que esto ocurra, el administrador está facultado para citar a asamblea extraordinaria y dar a conocer a todos los propietarios sobre los atropellos o acoso indebido por parte de los miembros del Consejo de Administración, por ejercicio indebido de autoridad. Los miembros que conforman un consejo de administración como mínimo en proporción impar de tres ó más integrantes elegidos por la asamblea de propietarios y preferiblemente con conocimientos básicos sobre la Ley de Propiedad Horizontal y con conocimiento del reglamento de propiedad horizontal. A lo largo de estos años en los que hemos tenido la oportunidad de desarrollar diferentes actividades profesionales para los entes sometidos al régimen; hemos observado que los integrantes de los consejos de administración desconocen el principio de las funciones del órgano y el alcance de sus decisiones; como también desconocen las funciones y facultades de la administración. En este orden existe un desconocimiento acerca de las responsabilidades derivadas del ejercicio de las funciones tanto de la administración como del consejo de administración, tal vez porque la Ley 675 de 2001 que regula el régimen especial de la propiedad horizontal, con respecto al consejo de administración, determinó de forma abstracta y general su existencia, su consagración, su naturaleza y funciones, pero no detallo en forma descriptiva las funciones de dicho órgano, como lo hizo con respecto a las funciones de la asamblea y del administrador, con respecto al alcance y contenido del artículo 55 de la Ley 675 de 2001 determina que es en el reglamento de propiedad horizontal donde se deben especificar las funciones del consejo de administración, lo que quiere decir que la facultad que tiene el propietario inicial de consagrar dicho órgano dentro de la copropiedad también le faculta para definir sus funciones al constituir la persona jurídica a través de sus estatutos denominado “Reglamento de Propiedad Horizontal” conforme lo indica el artículo 5° de la Ley 675 de 2001.
No obstante lo anterior debemos entender
que la Ley 675 de 2001 en su concepto establece que las funciones asignadas a
la asamblea de propietarios y al administrador, no las puede realizar el
consejo de administración, en razón a que dicho órgano tiene un principio de
funcionamiento en el cual asume un rol de direccionar a través de sus
decisiones y de supervisar al ejecutor de las decisiones que en este caso es
el administrador como representante legal.
Veamos el orden del mandato contenido en la
ley 675 de 2001.
Ley 675/2001 Artículo 4o. Constitución. Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley. Este artículo por mandato expreso, crea la persona jurídica de la forma especial de dominio, denominada propiedad horizontal, Ley 675 /2001 Artículo 5°. Contenido de la escritura o reglamento de propiedad horizontal. La escritura pública que contiene el reglamento de propiedad horizontal deberá incluir como mínimo. Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto. Es claro este inciso, en expresar que deben existir reglas que gobiernen los edificios o conjuntos y en general todo ente que se somete al régimen especial de la propiedad horizontal; pero hay que entender que significa gobierno. En términos amplios y de la ley 675 de 2001; Gobierno quiere decir. Orden, régimen o sistema para dirigir o administrar; para el caso particular a un edificio o conjunto, sometido al régimen de propiedad horizontal. Ley 675/2001 Artículo 32. Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal. Ley 675/2001 Artículo 36. Órganos de dirección y administración. La dirección y administración de la persona jurídica corresponde a la asamblea general de propietarios, al consejo de administración, si lo hubiere, y al administrador de edificio o conjunto. Este artículo deja bien claro lo ya expresado en el artículo V de la Ley 675 de 2001, de quienes gobiernan la organización y funcionamiento del edificio, conjunto, centro comercial ó asimilado que se encuentre sometido a régimen para la propiedad horizontal. Se concluye que quienes gobiernan, son órganos de dirección y administración de la persona jurídica, como órganos colegiados que toman sus decisiones por mayorías de los asistentes, como en el caso de la asamblea general de propietarios y del consejo de administración. El administrador y Representante Legal, no hace parte integral del cuerpo colegiado, sin embargo administra y representa a la persona jurídica. En el capítulo XII de la Ley 675 de 2001, con respecto al consejo de administración debemos tener en cuenta lo siguiente: Que el consejo de administración sólo es obligatorio en copropiedades comerciales o mixtas con más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos. Sólo es potestativo (no obligatorio) consagrar el consejo de administración en copropiedades residenciales, si supera más de 30 unidades privadas excluyendo parqueaderos y depósitos, dentro del reglamento de propiedad horizontal lo determine.
Lo anterior determina que en copropiedades
de tipo residencial que cuenten con menos de 30 unidades privadas, no se debe
consagrar la existencia del consejo de administración dentro del reglamento
de propiedad horizontal; en caso de hacerse, esta disposición debería considerarse
no escrita por lo tanto sería ineficaz (parágrafo 1° Artículo 5° Ley 675 de
2001).
Para ser consejero ó miembro del consejo de
administración; se debe ser propietario de unidad privada, en el caso que sea
un delegado en representación del propietario dentro del poder de
representación este delegado debe indicar de manera expresa la facultad
emanada del poderdante en la cual le faculta para que se postule para
integrar el órgano denominado “consejo de administración” ante la asamblea de
propietarios donde se elige a los integrantes del órgano. De ahí que las
personas que se postulan con el poder general para participar en las
asambleas, indica levar la representación del poderdante (propietario) pero
este no facultaría al apoderado para postularse para integrar el consejo de
administración.
La ley 675 de 2001, no establece obligación para que el consejero deba estar a paz y salvo por concepto de administración para ser elegido para integrar el órgano, no obstante en los reglamentos de propiedad horizontal sí establecen la morosidad como una restricción para ser consejero. Es decir que esto depende de cada copropiedad y su reglamento de propiedad horizontal.
En el reglamento de propiedad horizontal de
la copropiedad, en la cual se ha consagrado la existencia del consejo de
administración, se debe establecer las funciones y disposiciones específicas
para el consejo de administración; para que en su organización, el
funcionamiento de dicho órgano se establezca con base a disposiciones como
los requisitos para integrar el órgano, cantidad de integrantes en proporción
número impar, tipos y periocidad en las reuniones, alcance de sus decisiones.
El consejo de administración, es un órgano de
dirección porque adopta una serie de decisiones acerca del funcionamiento de
la copropiedad en cumplimiento de las disposiciones adoptadas por parte de la
asamblea de propietarios en relación a la ejecución de los gastos, del
seguimiento ó supervisión de la gestión de la administración como órgano
ejecutor y a su vez es un órgano de administración porque en el desarrollo de
la gestión de la administración, el consejo de administración ejercerá
ciertas funciones y procedimientos internos de forma ejecutiva en
coordinación con la administración de la persona jurídica.
Con respecto a la composición del consejo
de administración, se debe distinguir a este órgano consagrado en el régimen
de la propiedad horizontal a órganos similares consagrados en otros regímenes
ó tipos de organizaciones gremiales y comunitarias; ya que de hecho el
consejo de administración en sí no es una junta directiva donde se asignan
cargos con alcance ejecutivo entre sus integrantes. El consejo de
administración es un órgano colegiado integrado por sus miembros
(consejeros), elegidos por la asamblea de propietarios que para llevar a cabo
la sesión de este órgano deben elegir un presidente y un secretario
encargados de elaborar y firmar las actas de la respectiva sesión donde se
han adoptado decisiones.
En conclusión debemos tener en cuenta que
debe existir una sinergia entre la administración como representante de la
persona jurídica y órgano ejecutor y los integrantes del consejo de
administración; con el objeto que exista un adecuado funcionamiento de la
copropiedad.
RESPONSABILIDAD
DE LOS ADMINISTRADORES Y DE LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
En síntesis debe entenderse que el
ejercicio de una actividad como lo es la administración de la propiedad
horizontal puede causar daño injustificado a la propiedad horizontal, a los
propietarios o a terceros.
El
articulo 50 ley 675 2001 , indica que los
administradores “responderán por los perjuicios que
por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los
propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los
casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la
ley o del reglamento de propiedad horizontal”.
El artículo 22 de la Ley 222 de 1.995
(reforma al Código de Comercio), indica quienes se consideran administradores
de un ente jurídico ó comercial, para lo cual enuncia “Son Administradores, el representante legal, el liquidador, el
factor, los miembros de las juntas ó consejos directivos y quienes de acuerdo
a los estatutos ejerzan ó detenten esas funciones”.
Por lo anterior entonces podemos determinar que a la
luz del reglamento de propiedad horizontal, el administrador como representante legal de la persona
jurídica en el ejercicio de sus funciones de ejecución, recaudo y
representación ostentan una responsabilidad ante el ente que representa, ante
los propietarios de los bienes de dominio particular que integran la
copropiedad que administra y ante terceros.
En el mismo sentido, los integrantes del Consejo de Administración quienes
cumplen la ostentan por decisión de la Asamblea de propietarios al nombrarlos
en este órgano de dirección y al mismo tiempo de administración, en el
ejercicio de las funciones conforme lo estipule el reglamento de propiedad
horizontal, adoptan decisiones en razón que se cumplan los principios orientadores
para la persona jurídica sometida al régimen de la propiedad horizontal
(artículos 2° y 32° de la Ley 675 de 2001) y supervisan la acción del representante legal y
administrador de la misma, ostentan
también responsabilidad en el ejercicio de sus funciones.
El artículo
1494 código civil, nos indica que fuente de las obligaciones. Las obligaciones
nacen, ya del concurso real de las voluntades de dos o más personas, como en los
contratos o convenciones; ya de un hecho voluntario de la persona que se
obliga, como en la aceptación de una herencia o legado y en todos los
cuasicontratos; ya a consecuencia de un hecho que ha inferido injuria o daño
a otra persona, como en los delitos; ya por disposición de la ley, como entre
los padres y los hijos de familia.
En términos generales, la responsabilidad es la
capacidad de toda persona de conocer y aceptar las consecuencias de un acto
suyo, inteligente y libre, así como la relación de causalidad que une al
autor con el acto que realice. la responsabilidad se exige solo a partir de
la libertad y de la conciencia de una obligación. Para que exista le
responsabilidad, el autor del acto u omisión que haya generado una
consecuencia que afecte a terceros, debe haber actuado libremente y en plena
conciencia.
El artículo 24. Responsabilidad de
los administradores.
(Ley 222 de la reforma al código de comercio) indica que: “los administradores responderán solidaria
e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la
sociedad, a los socios o a terceros. no estarán sujetos a dicha
responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión
o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. en los casos de
incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de
los estatutos, se presumirá la culpa del administrador”.
“De igual
manera se presumirá la culpa cuando los administradores hayan propuesto o
ejecutado la decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo
prescrito en el artículo 151 del código de comercio y demás normas sobre la
materia. en estos casos el administrador responderá por las sumas dejadas de
repartir o distribuidas en exceso y por los perjuicios a que haya lugar”.
“Si el
administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella
y de quien actúe como su representante legal. Se tendrán por no escritas las
cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de
las responsabilidades antedichas o a limitarlas al importe de las cauciones que
hayan prestado para ejercer sus cargos”.
Espero que el contenido de este artículo, les sea de mucha utilidad en el desarrollo del taller sobre Propiedad Horizontal que se llevará a cabo; pueden enviar sus comentarios y aclaraciones a los correos que aparecen en la parte inferior de este artículo.
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EDGAR FERNANDO MARTÍNEZ Z.
DIRECTOR GRUPO AMIGOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL EN COLOMBIA
